Kısa cevap
Fabrikada personel girişi planlanırken üç şey belirleyicidir: vardiya değişimindeki yoğunluk, çalışma ortamının tozu ve kiri, kadrolu, taşeron ve ziyaretçi gibi farklı kişi grupları. Turnike ve PDKS terminali bu ihtiyaçlara göre seçilir. İyi kurulmuş bir sistem mesai kaydının yanında, acil durumda tesiste kimin kaldığının listesini de verir.
Vardiya değişimi: asıl yük birkaç dakikada gelir
Fabrikalarda giriş çıkış gün boyu dağılmaz. Vardiya değişiminde bir grup çıkarken diğeri girer, servis araçları aynı anda kapıya yanaşır. Personel girişi bu birkaç dakikalık yoğunluğa göre planlanmazsa kapıda kuyruk oluşur, kart okutmadan geçen ya da arkadaşının kartını okutan çalışanlar artar.
Turnike sayısı, en kalabalık vardiya değişiminde kaç kişinin kaç dakika içinde geçmesi gerektiğine göre hesaplanır. Giriş ve çıkış yönleri ayrı şeritlere ayrılırsa iki grup birbirini beklemez. Servis araçlarının indirme noktası turnike önüne değil, kısa bir yürüme mesafesine konursa yığılma azalır.
Kapı yerleşiminde güvenlik kulübesinin turnikeleri doğrudan görmesi de önemlidir. Görevli kart okutmadan atlayan ya da iki kişinin aynı anda geçmeye çalıştığı durumları görmelidir.
Kart mı, yüz tanıma mı, parmak izi mi?
Fabrika ortamı okuyucu seçimini doğrudan etkiler. Tozlu, yağlı ya da kimyasala maruz kalan ellerde parmak izi okuyucular sık hata verir; eldiven kullanılan işlerde parmak izi pratik değildir. Yüz tanıma terminalleri temassızdır ve kart unutma sorununu ortadan kaldırır, ama baret, maske ve gözlükle okuma başarısı modele göre değişir.
Kart en sade çözümdür. Hızlıdır, eldivenle okutulabilir, kaybolduğunda iptal edilir. Zayıf yanı, başkasının kartıyla geçişe açık olmasıdır. Bu risk, turnike başındaki kamera ile kart okutma anının görüntüsünü eşleştirerek ya da kritik alanlarda kart ile yüz doğrulamayı birlikte kullanarak azaltılır.
Biyometrik veri özel nitelikli kişisel veridir. Parmak izi ya da yüz tanıma kullanılacaksa çalışanlara alternatif bir yöntem sunmak ve KVKK açısından hukuki değerlendirme yapmak gerekir.
Uzman notu: Okuyucu seçmeden önce bir terminali bir hafta deneme olarak kapıya koyun. Vardiya sonunda tozlu ellerle, baretle ve iş eldiveniyle kaç okutmanın başarısız olduğunu görmek, katalogdan daha doğru bilgi verir.
Kadrolu, taşeron ve ziyaretçi ayrımı
Fabrikada içeri giren herkes aynı yetkiye sahip değildir. Kadrolu çalışanın kartı kendi bölümünü ve ortak alanları açar. Taşeron çalışanların kartı sözleşme süresiyle sınırlıdır ve süre bitince otomatik olarak geçersiz olur. Tedarikçi ve ziyaretçiler günlük kartla, yalnızca gidecekleri bölüme kadar girer.
Bu ayrım için sistemde kişi grupları ve zaman planları tanımlanır. Kartların bitiş tarihi olması, işten ayrılan ya da sözleşmesi biten kişilerin kartının açık kalmasını önler. İnsan kaynakları kartı iptal etmeyi unutsa bile kart süresi dolduğunda çalışmaz.
İş güvenliği eğitimini tamamlamayan ya da sağlık raporu süresi dolan çalışanın üretim alanına girişini engellemek de mümkündür. Bu bilgi sisteme işlendiğinde ilgili kişinin kartı o bölgede açılmaz.
Ziyaretçi ve tedarikçi kayıtlarının dijital tutulması, kâğıt deftere göre çok daha işe yarar. Hangi firmadan kimin, ne zaman, kimi ziyarete geldiği kayda geçer ve ziyaretçi çıkış yapmadıysa güvenlik görevlisi bunu gün sonunda listeden görür.
- Vardiya değişimindeki yoğunluk
- Toz, yağ ve eldiven
- Kadrolu, taşeron, ziyaretçi
- Kritik bölge kapıları
- Acil durumda içeride kalan listesi
- Bordroya aktarım
Bölgeler: üretim, depo, laboratuvar, enerji odası
Ana girişteki turnike tesise kimin girdiğini kaydeder. Tesis içindeki kritik kapılar ise ayrı bölgeler olarak yönetilir. Hammadde ve mamul deposu, kalite laboratuvarı, trafo ve enerji odası, kompresör dairesi, sistem odası ve yönetim katı bu bölgelerin başında gelir.
Bu kapılarda kartlı okuyucu ve elektrikli kilit kullanılır. Her geçiş kişi ve saatle kaydedilir. Bir depo farkı ya da arıza sonrası, o saatte kapıyı kimin açtığı rapordan bakılır. Kapı kamerası ile birlikte kullanıldığında kayıt görüntüyle doğrulanır.
Yangın ve acil durum için bu kapıların kilitleri, yangın alarm sistemine bağlanarak alarmda serbest kalacak şekilde ayarlanır. Hangi kapının nasıl davranacağı tesisin yangın projesine göre belirlenir. Bölge yetkileri yılda en az bir kez insan kaynaklarıyla birlikte gözden geçirilmeli, görev değiştiren çalışanların eski yetkileri kaldırılmalıdır.
Acil durumda içeride kim var?
Fabrikada yangın, kimyasal sızıntı ya da deprem olduğunda ilk soru içeride kimin kaldığıdır. Giriş ve çıkışları turnikeyle kaydeden bir sistem, o anda tesiste bulunan kişilerin listesini verebilir. Bu liste toplanma noktasında yoklama için kullanılır.
Listenin doğru olması için birkaç şart vardır:
- Herkesin girişte ve çıkışta kart okutması
- Çıkış yönünde de turnike ya da okuyucu bulunması
- Ziyaretçi ve taşeron girişlerinin de sisteme kaydedilmesi
- Listenin elektrik kesintisinde de alınabilmesi
- Toplanma noktasında listeye telefondan ya da tabletten ulaşılabilmesi
- Tatbikatlarda bu yoklamanın gerçekten denenmesi
PDKS raporu ve bordroya aktarım
Turnike kayıtları PDKS (personel devam kontrol sistemi) yazılımına aktarıldığında her çalışanın giriş çıkış saati, geç kalma, erken çıkma ve fazla mesai süresi raporlanır. Vardiya planı sisteme tanımlanırsa yazılım hangi çalışanın hangi vardiyada olduğunu bilir ve gece vardiyasının ertesi güne sarkan çıkışını doğru hesaplar.
Rapor bordro programına aktarılabiliyorsa insan kaynaklarının elle yaptığı iş azalır. Bunun mümkün olup olmadığı kullandığınız bordro yazılımına bağlıdır. PDKS seçerken mevcut bordro programınızla veri alışverişi yapıp yapamayacağını mutlaka sorun.
Yemekhane girişine de bir okuyucu konarak öğün sayısı takip edilebilir. Bu, yemek firmasıyla yapılan hesaplaşmayı kolaylaştırır.
Raporların güvenilir olması için sistem saatinin doğru olması ve terminallerin ağ kesintisinde de kayıt tutması gerekir. Terminal kesinti sırasında kayıtları kendi hafızasında saklayıp bağlantı gelince yazılıma aktarabilmelidir. Aksi halde bir günlük kesinti, o günün mesai raporunu boşaltır.
Kurulum ve dış ortam
Fabrika girişleri çoğu zaman açık havadadır. Turnikelerin ve terminallerin üzeri kapalı bir sundurma altında olmalı, dış mekâna uygun koruma sınıfında seçilmelidir. Şanlıurfa'nın organize sanayi bölgesinde yaz sıcağı ve toz, terminal ekranlarını ve kart okuyucuları zorlar.
Turnike kablolarının zeminden boru içinde geçmesi, forklift ve araç trafiğinden korunması gerekir. Desa Bilişim, fabrikalar için turnike, PDKS, kartlı kapı ve kamera sistemlerini tek bir projede birlikte kuruyor; vardiya düzeninizi görerek bir giriş planı hazırlayabiliriz.
Sık sorulanlar
Başkasının kartıyla geçişi nasıl önleriz?
Turnike başına konan bir kamera, kart okutma anının görüntüsünü geçiş kaydıyla eşleştirir; şüpheli durumlarda kayıt kontrol edilir. Kritik alanlarda kart ile yüz doğrulamasını birlikte istemek bu riski daha da azaltır.
Taşeron çalışanlara da kart vermek gerekir mi?
Evet. Taşeron çalışanların da giriş ve çıkışı kaydedilmelidir; hem iş güvenliği hem acil durum yoklaması için bu bilgiye ihtiyaç vardır. Kartların sözleşme süresiyle sınırlı olması, iş bitince açık kalmalarını önler.
Yüz tanıma terminali maske ve baretle çalışır mı?
Bazı modeller maske ve baretle okuma yapabilir, ama başarı modele, ışığa ve kameranın açısına göre değişir. Seçimden önce kendi çalışma ortamınızda deneme yapmanızı öneririz.
Vardiya düzeninize uygun bir giriş planı
Fabrika girişinizi vardiya saatinde görelim, turnike ve PDKS için yazılı bir teklif hazırlayalım.
