PDKS nedir? Personel devam kontrol sistemi nasıl seçilir?

PDKS ne işe yarar?

Personel devam kontrol sistemi, kâğıt imza föyünün ya da elle tutulan puantajın yerini alır. Çalışan girişte ve çıkışta okuyucuya kartını okutur ya da yüzünü gösterir; cihaz saati kaydeder. Yazılım bu kayıtları vardiya planıyla karşılaştırır ve geç gelme, erken çıkma, fazla çalışma ve devamsızlık raporu üretir.

Bir işletme için asıl kazanç, ay sonunda puantaj hazırlamak için harcanan saatlerin azalmasıdır. İnsan kaynakları ya da muhasebe sorumlusu kayıtları tek tek toplamak yerine yazılımdan hazır bir tablo alır. Çalışan da kendi giriş ve çıkış saatlerini görebildiğinde itiraz ve tartışmalar azalır.

PDKS izin takibini de kolaylaştırır. Yıllık izin, rapor ve mazeret izinleri yazılıma girildiğinde, o gün okuyucuya hiç gelmeyen çalışan devamsız olarak değil izinli olarak görünür. Yönetici ay sonunda kimin ne kadar izin kullandığını ayrı bir tablo tutmadan görebilir. Küçük bir işletmede bu fark birkaç saat, kalabalık bir fabrikada günler demektir.

PDKS ile geçiş kontrol arasındaki fark

Geçiş kontrol, kimin hangi kapıyı açabileceğini yönetir. PDKS ise kimin ne zaman işe gelip gittiğini kaydeder. İki sistem aynı donanımı kullanabilir: girişteki turnike ya da kapı okuyucusu hem kapıyı açar hem de saati PDKS yazılımına gönderir.

Yalnızca PDKS kuruluyorsa okuyucu duvara monte edilir ve hiçbir kapıyı kontrol etmez; çalışan geçerken okutur. Bu en basit kurulumdur. Kapı kontrolü de isteniyorsa okuyucu kilide ya da turnikeye bağlanır. İki ihtiyacı baştan birlikte planlamak, iki ayrı sistem kurup aralarında veri taşımaya çalışmaktan daha sağlıklıdır. Turnikeli girişte çalışan geçmeden kayıt oluşmadığı için okutup geri dönme ya da başkası yerine okutma da zorlaşır.

Okuma yöntemini seçmek

Okuma yöntemini işyerinin yapısı belirler. Ofiste çalışan ekiple şantiyede ya da tarlada çalışan ekip aynı cihazı kullanmaz.

Cihazın konacağı yerin koşulları da seçimi etkiler. Fabrika girişinde ya da açık havada duran bir okuyucu toza, neme ve yaz sıcağına dayanmalıdır; bu cihazların koruma sınıfı katalogda yazar. Güneş doğrudan yüz tanıma cihazının kamerasına vuruyorsa tanıma zorlaşır, bu yüzden cihaz saçak altına ya da iç mekâna yakın bir noktaya alınır. Ofis içinde ise cihazın görünür, kolay ulaşılır ve kamera kaydının açısında olması yeterlidir.

• Kart: ucuz ve hızlıdır. Çalışan kartını başka birine okutturabilir; buna arkadaşı yerine okutma denir.
• Parmak izi: kişiye bağlıdır. Ellerini sık yıkayan, toz ya da kimyasalla çalışan personelde okuma zorlaşabilir.
• Yüz tanıma: temassızdır, eldivenli ve kirli elle çalışılan yerlerde pratiktir. Işık ve kamera açısı ayarlanmalıdır.
• Mobil uygulama ve konum: sahada çalışanlar için uygundur. Telefonun konum izni ve internet bağlantısı gerekir.
• Kombine: aynı cihazda kart ve yüz birlikte; çalışana yöntem seçme imkânı verir.

Uzman notu: Okuyucuyu kalabalık giriş saatini düşünerek yerleştirin. Vardiya değişiminde onlarca kişi aynı cihazın önünde sıra beklerse kayıt saatleri gerçeği yansıtmaz. Gerekirse iki okuyucu koyun.

Vardiya, mesai ve bordro bağlantısı

PDKS yazılımının gücü, kuralları ne kadar esnek tanımlayabildiğinizle ölçülür. Sabit mesaili bir ofis ile üç vardiyalı bir fabrika aynı ayarla çalışmaz. Yazılımda vardiya şablonları, gece vardiyasının gün sınırını aşması, mola süreleri, tolerans dakikaları ve resmi tatiller tanımlanabilmelidir.

Fazla çalışma hesabı İş Kanunu'na ve iş sözleşmelerine göre yapılır. PDKS bu hesabı kolaylaştırır ama kuralları sizin tanımlamanız gerekir. Kuralların mevzuata uygun kurulduğundan emin olmak için mali müşaviriniz ya da bir iş hukuku uzmanıyla birlikte çalışın.

Bordro programıyla veri aktarımı ayrıca konuşulmalı. Yazılım puantajı bordro programının okuyabileceği bir formatta dışa aktarabiliyor mu, yoksa veriler elle mi taşınacak? Bu soru kurulumdan önce netleşmezse PDKS'nin kazandırdığı zaman, ay sonunda veri aktarımında kaybedilir. Deneme için bir ayın verisini iki yöntemle karşılaştırmak, hataları canlıya geçmeden gösterir.

Şubeli işletmeler ve bulut yazılım

Birden fazla şubesi olan işletmelerde her şubedeki cihazın kayıtlarını merkeze taşımak gerekir. Bulut tabanlı yazılımlar bunu internet üzerinden kendiliğinden yapar; merkezdeki yönetici tüm şubeleri tek ekranda görür. Yerel sunuculu çözümlerde şubeler arasında güvenli bir ağ bağlantısı kurulmalıdır.

Şanlıurfa merkezde bir mağazası, Siverek ya da Viranşehir'de bir şubesi olan bir işletme için bulut çözüm kurulumu sadeleştirir. İnternet kesildiğinde cihazın kayıtları kendi hafızasında tutması ve bağlantı gelince göndermesi gerekir; bu özelliği satın almadan önce sorun.

KVKK açısından dikkat edilecekler

Giriş çıkış kayıtları kişisel veridir. Parmak izi ve yüz verisi ise 6698 sayılı Kanun'da özel nitelikli kişisel veri olarak sayılır ve işlenmesi daha sıkı koşullara bağlıdır. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun bu konuda yayımladığı kararlarda, aynı amaca kart gibi daha az müdahaleci bir yöntemle ulaşılıp ulaşılamayacağı sorusu öne çıkar.

Bu yüzden biyometrik PDKS kurmadan önce bir hukuk danışmanından görüş almanızı öneririz. Çalışanlara aydınlatma metni verilmesi, verinin saklama süresinin belirlenmesi ve cihaz ile sunucudaki verinin korunması da sürecin parçasıdır. Teknik tarafta biyometrik verinin görüntü olarak değil şablon olarak ve şifreli tutulduğunu kurulumcudan teyit edin.

Seçim yaparken sorulacaklar

PDKS fiyatı; cihaz sayısına ve tipine, yazılımın lisans modeline (tek seferlik ya da aylık), şube sayısına ve kurulum işine göre değişir. Teklif alırken şu soruları sorun: yazılım vardiya düzeninizi tanımlayabiliyor mu, bordro aktarımı nasıl yapılıyor, internet kesilince kayıtlar kayboluyor mu, cihaz arızalanınca servis nereden geliyor?

Desa Bilişim, Şanlıurfa'da işletmeler için PDKS ve geçiş kontrol kurulumu yapıyor. Çalışan sayınızı ve vardiya düzeninizi paylaşırsanız uygun cihaz ve yazılımı birlikte belirleyebiliriz.

Sık sorulanlar