Was ist PDKS? Wie wird ein Zeiterfassungssystem für Personal ausgewählt?

Wofür ist PDKS gut?

Das Zeiterfassungssystem ersetzt die Unterschriftenliste auf Papier oder die von Hand geführte Stundenliste. Der Beschäftigte hält beim Kommen und Gehen seine Karte an das Lesegerät oder zeigt sein Gesicht; das Gerät speichert die Uhrzeit. Die Software vergleicht diese Aufzeichnungen mit dem Schichtplan und erstellt Berichte über Verspätungen, frühes Gehen, Mehrarbeit und Fehlzeiten.

Der eigentliche Gewinn für einen Betrieb ist, dass die Stunden sinken, die am Monatsende für die Erstellung der Stundenabrechnung aufgewendet werden. Die Personal- oder Buchhaltungsverantwortlichen holen sich eine fertige Tabelle aus der Software, statt die Aufzeichnungen einzeln zusammenzutragen. Wenn Beschäftigte ihre eigenen Kommen- und Gehen-Zeiten sehen können, nehmen auch Einsprüche und Diskussionen ab.

PDKS erleichtert auch die Urlaubsverwaltung. Werden Jahresurlaub, Krankmeldungen und Entschuldigungstage in die Software eingegeben, erscheint ein Beschäftigter, der an diesem Tag nicht am Lesegerät war, nicht als fehlend, sondern als beurlaubt. Die Leitung kann am Monatsende sehen, wer wie viel Urlaub genommen hat, ohne eine gesonderte Tabelle zu führen. In einem kleinen Betrieb sind das einige Stunden, in einer großen Fabrik Tage.

Der Unterschied zwischen PDKS und Zutrittskontrolle

Die Zutrittskontrolle regelt, wer welche Tür öffnen darf. PDKS dagegen erfasst, wer wann zur Arbeit kommt und geht. Beide Systeme können dieselbe Hardware nutzen: Am Eingang Drehkreuz oder am Türleser wird die Tür geöffnet und zugleich die Uhrzeit an die PDKS-Software gesendet.

Wird nur PDKS installiert, wird das Lesegerät an die Wand montiert und steuert keine Tür; die Beschäftigten stempeln im Vorbeigehen. Das ist die einfachste Installation. Soll auch die Tür kontrolliert werden, wird das Lesegerät mit dem Schloss oder dem Drehkreuz verbunden. Beide Anforderungen von Anfang an gemeinsam zu planen, ist besser, als zwei getrennte Systeme aufzubauen und zu versuchen, Daten zwischen ihnen zu übertragen. Bei einem Eingang mit Drehkreuz entsteht ohne Durchgang des Beschäftigten kein Eintrag; dadurch werden Stempeln und Umkehren oder Stempeln für andere ebenfalls erschwert.

Die Lesemethode wählen

Die Struktur des Betriebs bestimmt die Lesemethode. Ein Team im Büro und ein Team auf der Baustelle oder auf dem Feld nutzen nicht dasselbe Gerät.

Auch die Bedingungen am Aufstellort beeinflussen die Wahl. Ein Lesegerät am Fabrikeingang oder im Freien muss Staub, Feuchtigkeit und Sommerhitze standhalten; die Schutzart dieser Geräte steht im Katalog. Trifft die Sonne direkt auf die Kamera des Geräts zur Gesichtserkennung , wird die Erkennung schwierig; deshalb wird das Gerät unter einem Vordach oder an einer Stelle nahe am Innenraum angebracht. Im Büro genügt es, wenn das Gerät sichtbar, leicht erreichbar und im Blickwinkel der Kamera ist.

• Karte: günstig und schnell. Beschäftigte können ihre Karte von jemand anderem stempeln lassen; das nennt man Stempeln für Kollegen.
• Fingerabdruck: an die Person gebunden. Bei Personal, das sich oft die Hände wäscht oder mit Staub oder Chemikalien arbeitet, kann das Lesen schwierig werden.
• Gesichtserkennung: berührungslos, praktisch dort, wo mit Handschuhen oder schmutzigen Händen gearbeitet wird. Licht und Kamerawinkel müssen eingestellt werden.
• Mobile App und Standort: geeignet für Beschäftigte im Außendienst. Standortfreigabe des Telefons und Internetverbindung sind nötig.
• Kombiniert: Karte und Gesicht zusammen im selben Gerät; gibt den Beschäftigten die Möglichkeit, die Methode zu wählen.

Expertenhinweis: Platzieren Sie das Lesegerät mit Blick auf die Stoßzeit am Eingang. Wenn beim Schichtwechsel Dutzende Personen vor demselben Gerät Schlange stehen, spiegeln die Stempelzeiten nicht die Wirklichkeit wider. Stellen Sie bei Bedarf zwei Lesegeräte auf.

Schicht, Arbeitszeit und Anbindung an die Lohnabrechnung

Die Stärke einer PDKS-Software misst sich daran, wie flexibel Sie die Regeln definieren können. Ein Büro mit fester Arbeitszeit und eine Fabrik mit drei Schichten arbeiten nicht mit derselben Einstellung. In der Software müssen sich Schichtvorlagen, das Überschreiten der Tagesgrenze durch die Nachtschicht, Pausenzeiten, Toleranzminuten und gesetzliche Feiertage definieren lassen.

Die Berechnung von Mehrarbeit erfolgt nach dem Arbeitsgesetz und den Arbeitsverträgen. PDKS erleichtert diese Berechnung, aber die Regeln müssen Sie selbst definieren. Um sicherzugehen, dass die Regeln gesetzeskonform eingerichtet sind, arbeiten Sie mit Ihrem Steuerberater oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht zusammen.

Die Datenübergabe an das Lohnprogramm sollte gesondert besprochen werden. Kann die Software die Stundenabrechnung in einem Format exportieren, das das Lohnprogramm lesen kann, oder werden die Daten von Hand übertragen? Wird diese Frage vor der Installation nicht geklärt, geht die Zeit, die PDKS einspart, am Monatsende bei der Datenübergabe verloren. Für einen Test zeigt der Vergleich der Daten eines Monats mit zwei Methoden die Fehler, bevor das System in Betrieb geht.

Betriebe mit mehreren Standorten und Cloud-Software

Bei Betrieben mit mehreren Standorten müssen die Aufzeichnungen der Geräte jedes Standorts an die Zentrale übertragen werden. Cloud-basierte Software erledigt das von selbst über das Internet; die Leitung in der Zentrale sieht alle Standorte auf einem Bildschirm. Bei Lösungen mit lokalem Server muss zwischen den Standorten eine sichere Netzwerkverbindung aufgebaut werden.

Für einen Betrieb mit einem Geschäft im Zentrum von Şanlıurfa und einer Filiale in Siverek oder Viranşehir vereinfacht eine Cloud-Lösung die Einrichtung. Fällt das Internet aus, muss das Gerät die Aufzeichnungen in seinem eigenen Speicher halten und senden, sobald die Verbindung wieder da ist; fragen Sie vor dem Kauf nach dieser Funktion.

Worauf im Hinblick auf KVKK zu achten ist

Kommen- und Gehen-Aufzeichnungen sind personenbezogene Daten. Fingerabdruck- und Gesichtsdaten gelten nach dem Gesetz Nr. 6698 als besondere Kategorien personenbezogener Daten, und ihre Verarbeitung unterliegt strengeren Bedingungen. In den Beschlüssen, die die Behörde für den Schutz personenbezogener Daten dazu veröffentlicht hat, steht die Frage im Vordergrund, ob sich derselbe Zweck mit einer weniger eingreifenden Methode wie einer Karte erreichen lässt.

Deshalb empfehlen wir, vor der Einführung eines biometrischen PDKS den Rat eines Rechtsberaters einzuholen. Auch der Informationstext für die Beschäftigten, die Festlegung der Aufbewahrungsdauer der Daten und der Schutz der Daten auf Gerät und Server gehören zum Vorgehen. Lassen Sie sich technisch vom Installateur bestätigen, dass biometrische Daten nicht als Bild, sondern als Vorlage und verschlüsselt gespeichert werden.

Fragen, die bei der Auswahl zu stellen sind

Der Preis für PDKS hängt von Zahl und Art der Geräte, vom Lizenzmodell der Software (einmalig oder monatlich), von der Zahl der Standorte und vom Installationsaufwand ab. Stellen Sie beim Einholen eines Angebots diese Fragen: Kann die Software Ihren Schichtplan abbilden, wie erfolgt die Lohnübergabe, gehen die Aufzeichnungen verloren, wenn das Internet ausfällt, woher kommt der Service, wenn ein Gerät ausfällt?

Desa Bilişim installiert in Şanlıurfa PDKS und Zutrittskontrolle für Betriebe. Wenn Sie uns Ihre Beschäftigtenzahl und Ihren Schichtplan mitteilen, können wir gemeinsam das passende Gerät und die passende Software bestimmen.

Häufige Fragen