ما نظام PDKS؟ كيف تختار نظام الحضور والانصراف للموظفين؟

ما فائدة PDKS؟

يحلّ نظام متابعة دوام الموظفين محل ورقة التوقيع الورقية أو سجل الحضور المحفوظ يدويًا. يمرّر الموظف بطاقته على القارئ أو يُظهر وجهه عند الدخول والخروج؛ ويسجّل الجهاز الوقت. ويقارن البرنامج هذه السجلات بخطة الورديات وينتج تقارير التأخر والخروج المبكر والعمل الإضافي والغياب.

المكسب الحقيقي للمنشأة هو تقليل الساعات التي تُصرف في إعداد سجل الحضور آخر الشهر. فبدلًا من جمع السجلات واحدًا واحدًا، يحصل مسؤول الموارد البشرية أو المحاسبة على جدول جاهز من البرنامج. وعندما يستطيع الموظف رؤية أوقات دخوله وخروجه بنفسه تقل الاعتراضات والمجادلات.

يسهّل PDKS أيضًا متابعة الإجازات. فعند إدخال الإجازة السنوية والمرضية وإجازات الأعذار في البرنامج، يظهر الموظف الذي لم يأتِ إلى القارئ في ذلك اليوم على أنه في إجازة لا على أنه غائب. ويستطيع المدير آخر الشهر أن يرى من استخدم كم من الإجازات دون الاحتفاظ بجدول منفصل. وفي منشأة صغيرة يعني هذا الفرق بضع ساعات، وفي مصنع كبير يعني أيامًا.

الفرق بين PDKS والتحكم في الدخول

يدير التحكم في الدخول من يستطيع فتح أي باب. أما PDKS فيسجل من يأتي إلى العمل ويغادره ومتى. ويمكن للنظامين استخدام المعدات نفسها: فـ بوابة دوّارة أو قارئ الباب عند المدخل يفتح الباب ويرسل الوقت إلى برنامج PDKS في الوقت نفسه.

إذا كان سيُركَّب PDKS فقط، يُثبَّت القارئ على الجدار ولا يتحكم بأي باب؛ ويمرّر الموظف بطاقته أثناء مروره. وهذا أبسط تركيب. وإذا أُريد التحكم بالأبواب أيضًا، يُوصَل القارئ بالقفل أو بالبوابة الدوّارة. والتخطيط للحاجتين معًا من البداية أفضل من تركيب نظامين منفصلين ومحاولة نقل البيانات بينهما. وعند مدخل بوابة دوّارة لا يُنشأ السجل قبل أن يعبر الموظف، فيصعب أيضًا التسجيل ثم الرجوع أو التسجيل نيابة عن شخص آخر.

اختيار طريقة القراءة

بنية مكان العمل هي التي تحدد طريقة القراءة. فالفريق الذي يعمل في مكتب والفريق الذي يعمل في ورشة بناء أو في حقل لا يستخدمان الجهاز نفسه.

كما تؤثر ظروف المكان الذي سيوضع فيه الجهاز في الاختيار. فالقارئ عند مدخل مصنع أو في الهواء الطلق يجب أن يتحمل الغبار والرطوبة وحرارة الصيف؛ وفئة الحماية لهذه الأجهزة مكتوبة في الكتالوج. وإذا سقطت الشمس مباشرة على كاميرا جهاز التعرف على الوجه يصعب التعرف، لذلك يُنقل الجهاز إلى تحت إفريز أو إلى نقطة أقرب إلى الداخل. أما داخل المكتب فيكفي أن يكون الجهاز ظاهرًا وسهل الوصول وضمن زاوية تسجيل الكاميرا.

• البطاقة: رخيصة وسريعة. يمكن للموظف أن يجعل شخصًا آخر يمرّر بطاقته؛ ويسمى هذا التسجيل عن الزميل.
• بصمة الإصبع: مرتبطة بالشخص. وقد تصعب القراءة لدى الموظفين الذين يغسلون أيديهم كثيرًا أو يعملون مع الغبار أو المواد الكيميائية.
• التعرف على الوجه: بدون لمس، وعملي في الأماكن التي يُعمل فيها بقفازات أو بأيدٍ متسخة. يجب ضبط الإضاءة وزاوية الكاميرا.
• تطبيق الهاتف والموقع: مناسب للعاملين في الميدان. ويلزم إذن الموقع في الهاتف واتصال بالإنترنت.
• المدمج: البطاقة والوجه معًا على الجهاز نفسه؛ ويمنح الموظف إمكانية اختيار الطريقة.

ملاحظة الخبير: ضعوا القارئ مع مراعاة وقت الدخول المزدحم. فإذا انتظر عشرات الأشخاص في طابور أمام الجهاز نفسه عند تبديل الورديات، لا تعكس أوقات التسجيل الواقع. ضعوا قارئين إذا لزم الأمر.

الورديات والدوام والربط مع الرواتب

تُقاس قوة برنامج PDKS بمدى مرونة تعريف القواعد فيه. فمكتب بدوام ثابت ومصنع بثلاث ورديات لا يعملان بالإعداد نفسه. يجب أن يتيح البرنامج تعريف قوالب الورديات، وتجاوز وردية الليل لحدّ اليوم، وفترات الاستراحة، ودقائق التسامح، والعطل الرسمية.

يُحسب العمل الإضافي وفق قانون العمل وعقود العمل. ويسهّل PDKS هذا الحساب لكن عليكم أنتم تعريف القواعد. وللتأكد من أن القواعد مضبوطة وفق التشريعات، اعملوا مع محاسبكم القانوني أو مع متخصص في قانون العمل.

يجب مناقشة نقل البيانات إلى برنامج الرواتب بشكل منفصل. هل يستطيع البرنامج تصدير سجل الحضور بصيغة يقرؤها برنامج الرواتب، أم ستُنقل البيانات يدويًا؟ وإذا لم يتضح هذا السؤال قبل التركيب، يضيع الوقت الذي يوفره PDKS في نقل البيانات آخر الشهر. وللتجربة، تظهر مقارنة بيانات شهر واحد بالطريقتين الأخطاء قبل الانتقال إلى التشغيل الفعلي.

المنشآت ذات الفروع والبرامج السحابية

في المنشآت التي لها أكثر من فرع، يجب نقل سجلات الجهاز في كل فرع إلى المركز. والبرامج السحابية تقوم بذلك من تلقاء نفسها عبر الإنترنت؛ ويرى المدير في المركز جميع الفروع على شاشة واحدة. أما في الحلول ذات الخادم المحلي فيجب إنشاء اتصال شبكي آمن بين الفروع.

بالنسبة لمنشأة لها متجر في وسط شانلي أورفا وفرع في سيفيرك أو ويران شهر، يبسّط الحل السحابي التركيب. وعند انقطاع الإنترنت يجب أن يحتفظ الجهاز بالسجلات في ذاكرته ويرسلها عند عودة الاتصال؛ اسألوا عن هذه الميزة قبل الشراء.

ما يجب الانتباه إليه من ناحية KVKK

سجلات الدخول والخروج بيانات شخصية. أما بصمة الإصبع وبيانات الوجه فتُعدّ في القانون رقم 6698 بيانات شخصية من فئة خاصة، وتخضع معالجتها لشروط أكثر صرامة. وفي القرارات التي نشرتها هيئة حماية البيانات الشخصية في هذا الشأن، يبرز سؤال ما إذا كان يمكن بلوغ الغرض نفسه بطريقة أقل تدخلًا مثل البطاقة.

لذلك نوصي بالحصول على رأي مستشار قانوني قبل تركيب PDKS بيومتري. ومن العملية أيضًا تسليم الموظفين إشعار الخصوصية، وتحديد مدة حفظ البيانات، وحماية البيانات على الجهاز والخادم. ومن الناحية التقنية، اطلبوا من المركّب التأكيد أن البيانات البيومترية تُحفظ كقالب مشفّر لا كصورة.

أسئلة تُطرح عند الاختيار

يختلف سعر PDKS بحسب عدد الأجهزة ونوعها ونموذج ترخيص البرنامج (مرة واحدة أو شهري) وعدد الفروع وأعمال التركيب. وعند طلب عرض السعر اسألوا: هل يستطيع البرنامج تعريف نظام ورديات منشأتكم، وكيف يتم نقل البيانات إلى الرواتب، وهل تضيع السجلات عند انقطاع الإنترنت، ومن أين تأتي الصيانة عند تعطل الجهاز؟

تركّب Desa Bilişim أنظمة PDKS والتحكم في الدخول للمنشآت في شانلي أورفا. وإذا شاركتمونا عدد موظفيكم ونظام الورديات، يمكننا معًا تحديد الجهاز والبرنامج المناسبين.

الأسئلة الشائعة