Kartenschlösser, Kameras und Personalzugang in Hotel und Pension

Warum wechselt man vom mechanischen Schlüssel zum Kartenschloss?

In kleinen Hotels und Pensionen mit mechanischen Schlüsseln ist der verlorene Schlüssel das häufigste Problem. Nimmt ein Gast den Schlüssel mit oder verliert ihn, muss aus Sicherheitsgründen das Schloss dieses Zimmers ausgetauscht werden. Wer zu welcher Uhrzeit das Zimmer betreten hat, ist ebenfalls unbekannt.

Geht bei einem Kartenschloss die Karte verloren, schreibt die Rezeption eine neue Karte, und die alte wird gesperrt. Die Karte ist bis zum Abreisetag des Gastes gültig; nach der Abreise öffnet sie die Tür nicht. Das Schloss speichert die letzten Zutritte; bei einer Beschwerde kann abgelesen werden, mit welcher Karte und zu welcher Uhrzeit das Zimmer betreten wurde.

Das Kartensystem bringt auch auf Personalseite Ordnung. Die Karte der Etagenkraft öffnet nur die Etage, für die sie zuständig ist, und nur zu bestimmten Zeiten. Die Karte eines ausscheidenden Mitarbeiters wird aus dem System gelöscht.

Offline oder online?

Die meisten Hotelschlösser arbeiten offline. Das Schloss wird von einer Batterie versorgt und ist nirgends per Kabel angeschlossen. Der Kartendrucker an der Rezeption schreibt Zimmernummer und Gültigkeitsdauer auf die Karte des Gastes; liest das Schloss die Karte, prüft es diese Information. Die Installation ist einfach und bei vorhandenen Türen möglich.

Online-Schlösser sind dagegen über ein kabelgebundenes oder drahtloses Netz mit einer Software verbunden. Die Rezeption kann die Karte aus der Ferne sperren und in Echtzeit sehen, ob die Tür offen geblieben ist und wie es um die Batterie steht. Sie werden in großen Hotels und auf Etagen mit hohen Sicherheitsanforderungen bevorzugt, erfordern aber mehr Infrastruktur- und Installationsaufwand.

Bei manchen Systemen lässt sich die Tür statt mit der Gästekarte auch mit einem digitalen Schlüssel öffnen, der auf das Telefon geladen wird. Diese Funktion hängt von der verwendeten Schlossmarke und der Hotelverwaltungssoftware ab.

Expertenhinweis: Wird die Batterie bei Offline-Schlössern nicht regelmäßig gewechselt, kann ein Gast nachts vor der Tür stehen. Erfahren Sie bei der Installation, wie das Schloss die Warnung bei schwacher Batterie ausgibt und wie die Rezeption sie sieht, und nehmen Sie die Batteriekontrolle in die Routine der Etagenkraft auf.

Kartentypen und Berechtigungsstruktur

In Hotelschließsystemen werden Karten mit unterschiedlichen Berechtigungen definiert. Diese Struktur legt fest, wer welche Tür öffnen kann und wie viel Risiko der Verlust einer Karte bedeutet.

Es ist wichtig, die Zahl der Hauptkarten gering zu halten und in einer Liste zu verfolgen, wer diese Karten besitzt. Der Verlust einer Hauptkarte bedeutet den Verlust eines Schlüssels, der alle Zimmer öffnen kann. In diesem Fall muss die Karte sofort im System gesperrt und die Sperrinformation in die Schlösser übertragen werden.

• Gästekarte: öffnet nur das eigene Zimmer und, falls definiert, Gemeinschaftsbereiche
• Etagenkarte: öffnet die Zimmer der Etage, für die die Etagenkraft zuständig ist
• Generalhauptkarte: öffnet alle Zimmer, ihre Zahl wird gering gehalten und sie wird verschlossen aufbewahrt
• Notfallkarte: kann ein verschlossenes oder verriegeltes Zimmer öffnen, befindet sich nur bei der Hotelleitung
• Karte für technisches Personal: öffnet Installations- und Wartungsräume
• Sperrkarte: wird verwendet, um eine verlorene Karte am Schloss ungültig zu machen

Energiesparschalter und Hotelsoftware

Der Energiesparschalter am Zimmereingang schaltet Licht und Klimaanlage des Zimmers ab, wenn keine Gästekarte steckt. Im Sommer in Şanlıurfa bedeutet eine Klimaanlage, die in einem leeren Zimmer läuft, während der Gast draußen ist, einen erheblichen Stromverbrauch. Handelt es sich um ein Modell, das nur die Karte des jeweiligen Hotels erkennt, wird auch verhindert, dass ein Gast irgendeine beliebige Karte einsteckt und die Klimaanlage eingeschaltet lässt.

Das Schließsystem kann mit der Reservierungs- und Beherbergungssoftware des Hotels integriert werden. In diesem Fall wird die Karte beim Check-in automatisch geschrieben und beim Check-out gesperrt. Ob die Integration möglich ist, hängt von Ihrer Hotelsoftware und der Schlossmarke ab; fragen Sie vor dem Kauf bei beiden Seiten nach.

In der Türkei müssen Beherbergungsbetriebe die Gästedaten den Sicherheitsbehörden melden. Diese Meldung ist ein vom Schließsystem getrennter Prozess, aber wenn die Hotelsoftware beide Aufgaben über denselben Bildschirm abwickeln kann, verringert sich die Belastung der Rezeption.

Personalbereiche und Aufzugssteuerung

Küche, Wäscherei, Lager, Serverraum, Kasse und Buchhaltungsbüro sind für Gäste gesperrte Bereiche. An diesen Türen werden Kartenleser angebracht, die sich mit der Personalkarte öffnen; jeder Durchgang wird protokolliert. Ergänzt man den Personaleingang um ein PDKS Terminal, kann auch die Zeiterfassung mit derselben Karte erfolgen.

In mehrstöckigen Hotels sorgt die Etagensteuerung des Aufzugs dafür, dass der Kartenbesitzer nur in seine eigene Etage fahren kann. Der Gast liest im Aufzug seine Karte ein, der Aufzug aktiviert nur die Taste der Etage, auf der sich sein Zimmer befindet. Diese Anordnung beschränkt besonders nachts den Zutritt Fremder zu den Etagen. Damit die Aufzugssteuerung installiert werden kann, muss mit der Aufzugsfirma zusammengearbeitet werden.

Kamera: Lobby, Flur, Eingang

Im Hotel überwachen Kameras Eingangstüren, Rezeption, Lobby, Aufzugsvorbereiche, Etagenflure, Parkplatz und Personaleingang. Die Rezeptionskamera wird so platziert, dass sie sowohl das Gesicht des Gastes als auch den Kassenvorgang erfasst. Flurkameras sehen den Bereich vor den Zimmertüren, werden aber in einem Winkel ausgerichtet, dass sie bei geöffneter Tür nicht ins Zimmer sehen.

In Gästezimmern, Toiletten, Hamam, Spa und Umkleidebereichen werden keine Kameras installiert. Ein Hinweisschild zur Kameranutzung muss an den Eingängen und in der Lobby vorhanden sein. Wer auf die Aufzeichnungen zugreifen darf und wie lange sie gespeichert werden, muss in der KVKK -Richtlinie des Hotels schriftlich festgelegt sein.

Werden Schlossspeicher und Flurkamera gemeinsam genutzt, lässt sich eine Beschwerde über unbefugtes Betreten eines Zimmers leicht prüfen: Das Schloss zeigt, welche Karte verwendet wurde, die Kamera zeigt, wer sie benutzt hat. Die Aufbewahrungsdauer der Aufzeichnungen richtet sich danach, wie lange nach dem Vorfall Gästebeschwerden in der Regel eingehen.

Brandschutz und Installation

Hotelzimmerschlösser müssen sich von innen immer mit einer einzigen Handbewegung öffnen lassen. Bei einem Brand oder Notfall muss der Gast hinausgehen können, ohne nach einer Karte zu suchen. Dass elektrische Schlösser in Personalbereichen bei Brandalarm freigegeben werden, wird ebenfalls nach dem Brandschutzprojekt festgelegt.

Der Umstieg auf Kartenschlösser in einem bestehenden Hotel kann Etage für Etage bei geräumten Zimmern erfolgen. Türstärke, vorhandene Schlosstasche und Türmaterial beeinflussen das Schlossmodell; deshalb wird zunächst an einigen Türen eine Probemontage durchgeführt. Dem Rezeptionspersonal sollten am Ende der Installation das Schreiben und Sperren von Karten und das Auslesen des Schlossspeichers praktisch gezeigt werden; der Nutzen des Systems hängt maßgeblich davon ab, dass die Rezeption diese Vorgänge richtig ausführt. Desa Bilişim plant für Hotels und Pensionen in Şanlıurfa Schloss, Kamera und Personalzutritt gemeinsam.

Häufige Fragen