Otel ve pansiyonda kartlı oda kilidi, kamera ve personel geçişi

Mekanik anahtardan kartlı kilide neden geçilir?

Mekanik anahtarla çalışan küçük otel ve pansiyonlarda en sık sorun kayıp anahtardır. Misafir anahtarı götürdüğünde ya da kaybettiğinde, güvenlik için o odanın kilidini değiştirmek gerekir. Kimin hangi saatte odaya girdiği de bilinmez.

Kartlı kilitte kart kaybolursa resepsiyon yeni bir kart yazar ve eski kart iptal olur. Kart, misafirin çıkış tarihine kadar geçerlidir; çıkıştan sonra kapıyı açmaz. Kilit, son girişleri hafızasında tutar; bir şikâyet olduğunda odaya hangi kartla, hangi saatte girildiği okunabilir.

Kartlı sistem personel tarafında da düzen getirir. Kat görevlisinin kartı yalnızca sorumlu olduğu katı ve belirli saatleri açar. İşten ayrılan bir çalışanın kartı sistemden silinir.

Çevrim dışı mı, çevrim içi mi?

Otel kilitlerinin çoğu çevrim dışı çalışır. Kilit pille beslenir ve hiçbir yere kablo ile bağlı değildir. Resepsiyondaki kart yazıcı, misafirin kartına oda numarasını ve geçerlilik süresini yazar; kilit kartı okuyunca bu bilgiyi kontrol eder. Kurulumu kolaydır, mevcut kapılara uygulanabilir.

Çevrim içi kilitler ise kablolu ya da kablosuz ağ üzerinden bir yazılıma bağlıdır. Resepsiyon, kartı uzaktan iptal edebilir, kapının açık kalıp kalmadığını ve pil durumunu anlık görebilir. Büyük otellerde ve yüksek güvenlik isteyen katlarda tercih edilir, ama altyapı ve kurulum işi daha fazladır.

Bazı sistemlerde misafir kartı yerine telefona yüklenen dijital anahtarla da kapı açılabilir. Bu özellik kullanılan kilit markasına ve otel yönetim yazılımına bağlıdır.

Uzman notu: Çevrim dışı kilitlerde pil değişimi düzenli yapılmazsa misafir gece kapıda kalabilir. Kilidin zayıf pil uyarısını nasıl verdiğini ve resepsiyonun bunu nasıl göreceğini kurulumda öğrenin, pil kontrolünü kat görevlisinin rutinine ekleyin.

Kart tipleri ve yetki düzeni

Otel kilit sistemlerinde farklı yetkilerde kartlar tanımlanır. Bu düzen, kimin hangi kapıyı açabileceğini ve kaybolan bir kartın ne kadar risk yarattığını belirler.

Ana kartların sayısını az tutmak ve bu kartların kimde olduğunu bir listede izlemek önemlidir. Bir ana kartın kaybolması, bütün odaları açabilen bir anahtarın kaybolması demektir. Bu durumda kart sistemden hemen iptal edilmeli ve kilitlere iptal bilgisi işlenmelidir.

• Misafir kartı: yalnızca kendi odasını ve tanımlıysa ortak alanları açar
• Kat kartı: kat görevlisinin sorumlu olduğu kattaki odaları açar
• Genel ana kart: tüm odaları açar, sayısı az tutulur ve kilitli saklanır
• Acil durum kartı: kilitli ya da sürgülü odayı açabilir, yalnızca yönetimde bulunur
• Teknik personel kartı: tesisat ve bakım odalarını açar
• İptal kartı: kaybolan bir kartı kilit üzerinde geçersiz kılmak için kullanılır

Enerji tasarruf cebi ve otel yazılımı

Oda girişindeki enerji tasarruf cebi, misafir kartı takılı değilken odanın aydınlatmasını ve klimasını keser. Şanlıurfa yazında, misafir dışarıdayken boş odada çalışan klima ciddi bir elektrik tüketimi demektir. Kartla çalışan cep, yalnızca o otelin kartını tanıyan modelde olursa misafirin herhangi bir kartı takıp klimayı açık bırakması da önlenir.

Kilit sistemi otelin rezervasyon ve konaklama yazılımıyla entegre olabilir. Bu durumda giriş işlemi yapılırken kart otomatik yazılır, çıkışta da iptal edilir. Entegrasyonun mümkün olup olmadığı, kullandığınız otel yazılımı ile kilit markasına bağlıdır; satın almadan önce iki tarafa da sorun.

Türkiye'de konaklama tesislerinin misafir bilgilerini kolluğa bildirmesi gerekir. Bu bildirim kilit sisteminden ayrı bir süreçtir, ama otel yazılımı her iki işi aynı ekrandan yürütebiliyorsa resepsiyonun yükü azalır.

Personel alanları ve asansör kontrolü

Mutfak, çamaşırhane, depo, sistem odası, kasa ve muhasebe ofisi misafire kapalı alanlardır. Bu kapılara personel kartıyla açılan kartlı okuyucular konur; her geçiş kaydedilir. Personel giriş kapısına bir PDKS terminali eklenerek mesai takibi de aynı kartla yapılabilir.

Çok katlı otellerde asansör kat kontrolü, yalnızca kart sahibinin kendi katına çıkmasını sağlar. Misafir asansörde kartını okutur, asansör yalnızca odasının bulunduğu katın butonunu aktif eder. Bu düzen özellikle gece saatlerinde katlara yabancı girişini sınırlar. Asansör kontrolünün kurulabilmesi için asansör firmasıyla birlikte çalışmak gerekir.

Kamera: lobi, koridor, giriş

Otelde kameralar giriş kapıları, resepsiyon, lobi, asansör önleri, kat koridorları, otopark ve personel girişini izler. Resepsiyon kamerası hem misafir yüzünü hem de kasa işlemini görecek şekilde konur. Koridor kameraları oda kapılarının önünü görür, ama kapı açıldığında odanın içini görmeyecek açıda ayarlanır.

Misafir odalarına, tuvaletlere, hamam, spa ve soyunma alanlarına kamera konmaz. Kamera kullanıldığına dair bilgilendirme levhası girişlerde ve lobide bulunmalıdır. Kayıtlara kimlerin erişeceği ve kayıtların ne kadar saklanacağı otelin KVKK politikasında yazılı olmalıdır.

Kilit hafızası ile koridor kamerası birlikte kullanıldığında, bir odaya yapılan izinsiz girişle ilgili şikâyet kolayca incelenir: kilit hangi kartın kullanıldığını, kamera kimin kullandığını gösterir. Kayıtların saklama süresi, misafir şikâyetlerinin genellikle ne kadar sonra geldiğine göre belirlenir.

Yangın güvenliği ve kurulum

Otel oda kilitleri içeriden her zaman tek hareketle açılmalıdır. Yangın ya da acil durumda misafirin kart aramadan dışarı çıkabilmesi gerekir. Personel alanlarındaki elektrikli kilitlerin yangın alarmı geldiğinde serbest kalması da yangın projesine göre belirlenir.

Mevcut bir otelde kartlı kilide geçiş, odalar boşaltılarak kat kat yapılabilir. Kapıların kalınlığı, mevcut kilit yuvası ve kapı malzemesi kilit modelini etkiler; bu yüzden önce birkaç kapıda deneme montajı yapılır. Resepsiyon personeline kart yazma, kart iptali ve kilit hafızası okuma işlemleri kurulum sonunda uygulamalı olarak gösterilmelidir; sistemin işe yaraması büyük ölçüde resepsiyonun bu işlemleri doğru yapmasına bağlıdır. Desa Bilişim, Şanlıurfa'daki otel ve pansiyonlar için kilit, kamera ve personel geçişini birlikte planlıyor.

Sık sorulanlar