Gaziantep, Diyarbakır, Mardin'de proje: bölge firmasıyla çalışmak

Başka ilden bir firmayla çalışmak sorun çıkarır mı?

Kapsam ve servis planı baştan yazılırsa çıkarmaz. Sorunların çoğu belirsizlikten doğar: kimin hangi kabloyu çekeceği, hangi cihazın kimden alınacağı, arıza olunca ilk kimin aranacağı netleşmemişse yakındaki firma da uzaktaki firma da aynı sıkıntıyı yaşatır.

Bir okul binası, bir fabrika ya da bir site için firmaya sorulacak sorular bellidir: bu tür bir işi daha önce yaptı mı, kurduğu markalarda parçayı nereden ve nasıl temin ediyor, arızaların ne kadarını uzaktan erişimle çözebiliyor. Cevaplar yazılı tekliften ve referans projelerden okunur.

Uzaktan ön keşif için hangi bilgiler gönderilmeli?

İyi hazırlanmış fotoğraf ve planlar, ilk görüşmeyi tahmin yerine somut bir ön çalışmaya çevirir. Firma bu bilgilerle yaklaşık cihaz listesini, kablo güzergâhını ve yerinde keşifte neye bakılacağını önceden çıkarabilir. Telefonla çekilmiş net fotoğraflar çoğu zaman yeterlidir; önemli olan neyin nerede olduğunu göstermektir.

• Kat planı ya da elinizdeki mimari proje, yoksa elle çizilmiş kroki
• Kabin ya da sistem odası düşünülen yerin fotoğrafı ve ölçüleri
• Kamera düşünülen cephe, giriş ve otopark noktalarının fotoğrafları
• Asma tavan, kablo kanalı ve şaft geçişlerinin fotoğrafları
• Mevcut cihazların etiket fotoğrafları (marka, model)
• İnternet hattının türü ve modemin yeri
• Elektrik panosunun ve boş sigorta yerlerinin fotoğrafı
• Binanın çalışma saatleri ve işin yapılabileceği zaman aralığı

Uzman notu: Fotoğrafları rastgele değil, kroki üzerinde numara vererek gönderin. "3 numaralı fotoğraf, arka kapıdan otoparka bakış" gibi bir not, sonradan aynı yeri tarif etmekle uğraşmayı önler.

Yerinde keşif neden yine gerekli?

Uzaktan ön keşif kapsamı daraltır, yerinde keşfin yerini tutmaz. Asma tavanın içindeki boşluk, duvarın içinden kablo geçip geçmeyeceği, kabinin oturacağı zemin, kameranın göreceği alandaki gece ışığı ve binalar arası mesafe ancak yerinde görülür. Fiyat ve süre de en çok bu ayrıntılara göre değişir.

Keşif gününde binayı tanıyan bir kişinin ekiple birlikte olması işi hızlandırır. Teknik oda, çatı, şaft ve kilitli alanların anahtarları hazır olsun. Keşiften sonra firmadan, gördüklerini ve önerilerini yazan kısa bir keşif notu isteyin. Teklif bu notun üzerine kurulur.

İl dışı bir projede ekip birkaç gün sahada kalır. Malzemenin ekipten önce sahaya ulaşması, çalışılacak saatlerin ve kilitli alanların önceden planlanması kurulum günlerinin beklemeyle geçmesini önler. Okullarda ve kamu binalarında kablo çekimi gibi gürültülü işler genellikle yarıyıl ya da yaz tatiline denk getirilir.

Yazılı kapsamda neler olmalı?

Kapsam, işin bitmiş halini tarif etmelidir. "Kamera sistemi kurulacak" gibi bir cümle, teslimde neyin kontrol edileceğini söylemez. Teklif ve sözleşmede cihazların marka ve modeli, adetleri, kablo türü, kimin hangi inşaat işini (delik, kanal, boya, tavan açma) yapacağı ve elektrik beslemesinin nereden alınacağı yazmalıdır.

Teslim belgesi de kapsamın parçasıdır. Kurulumun sonunda kablo güzergâhlarını gösteren çizim, cihaz ve IP adresi listesi, yönetici şifreleri, kullanıcı eğitimi ve ürün belgelerinin teslimi yazılı olmalıdır. Kabul aşamasında her kameranın gece ve gündüz görüntüsü, her alarm ve yangın dedektörünün testi, kayıt süresinin kontrolü birlikte yapılır ve tutanağa geçer. Teklifleri karşılaştırmak için bu kalemleri teklif karşılaştırma yazımızda ayrıntılı ele aldık.

Tek muhatap neden önemli?

İl dışı projelerde işin bir kısmı yerel bir elektrikçiye, bir kısmı merkezdeki ekibe, bir kısmı da cihaz satıcısına kalırsa sorumluluk dağılır. Görüntü gelmediğinde kablo mu, ayar mı, cihaz mı sorusunu cevaplayacak tek bir kişi olmalıdır. Sözleşmede proje sorumlusunun adı ve ona nasıl ulaşılacağı yazılsın.

Kurum tarafında da tek bir sorumlu belirleyin ve bu kişinin keşiften teslime kadar değişmemesine dikkat edin. Okul müdürlüğü, bilgi işlem ve satın alma birimi ayrı ayrı talimat verirse ekip sahada çelişkili istekler arasında kalır.

Arıza olduğunda ne olacak?

Arızaları üç gruba ayırıp her biri için kimin ne yapacağını önceden yazın. Ayar, şifre, kullanıcı ekleme, kayıt arama ve yazılım güncellemesi gibi işlerin önemli bir kısmı uzaktan bağlantıyla çözülebilir. Bunun için kayıt cihazına ya da ağa güvenli bir uzaktan erişim yolu kurulumda hazırlanır ve kimin bu erişimi kullanabileceği yazılır.

Kablo kopması, yanmış adaptör ya da arızalı disk gibi donanım işleri sahaya gelmeyi gerektirir. Burada yedek parça belirleyicidir. Kritik sistemlerde sahada bir yedek kamera, bir yedek disk ve bir adaptör bulundurmak, parça yolda iken sistemin yarım çalışmasını önler. Firmanın kurduğu markaların yetkili bayisi olması da parçanın resmi kanaldan ve aynı modelle gelmesini kolaylaştırır.

Üçüncü grup, yerinde basit bir müdahaleyle düzelen işlerdir: sigortanın atması, modemin yeniden başlatılması, fişi çekilmiş bir switch. Kurumdaki sorumlu kişiye kurulumda bu kontrolleri göstermek, küçük bir sorun için ekibin yola çıkmasını gereksiz kılar.

Bakım planı nasıl yapılır?

Periyodik bakım ziyaretlerinin sıklığı ve her ziyarette yapılacak işler sözleşmede yazılır. Yangın alarm sistemlerinde test ve bakım ayrıca mevzuatın ve üreticinin istediği aralıklarla yapılır; kamera ve network tarafında da lens temizliği, disk sağlığı, akü ve UPS kontrolü, yazılım güncellemesi düzenli işlerdir. Her ziyaretten sonra yapılanları yazan kısa bir rapor isteyin.

Desa Bilişim Şanlıurfa merkezlidir; Güneydoğu Anadolu genelinde ve gerektiğinde Türkiye'nin başka illerinde kamera, network, yangın ve hırsız alarmı projeleri yürütür. Ön keşif için fotoğraf ve planlarınızı gönderebilir, uzaktan destek sayfasından bağlantı kurabilirsiniz.

Sık sorulanlar