Güvenlik sistemi tekliflerini karşılaştırırken bakılacak 12 madde

Önce herkese aynı soruyu sorun

Teklifler farklı geliyorsa çoğu zaman sebep, her firmanın ihtiyacı farklı anlamasıdır. Biri girişe plaka okuyan kamera önerir, diğeri genel bir kamera. Biri on beş günlük kayıt hesaplar, diğeri beş günlük.

Teklif istemeden önce kısa bir ihtiyaç notu yazın: hangi alanlar izlenecek, kayıt ne kadar saklanacak, kim nereden izleyecek. Notu tüm firmalara verin ve kalem kalem fiyat isteyin. Ondan sonra aşağıdaki 12 maddeyi tek tek karşılaştırabilirsiniz.

Teklifleri sahayı görmüş firmalardan almak da karşılaştırmayı kolaylaştırır. Telefonla ya da birkaç fotoğrafla hazırlanan teklif, kablo mesafesini ve montaj zorluğunu tahminle hesaplar. Sahayı gören firmanın teklifi daha az sürpriz içerir; yine de teklifte varsayımların yazılı olmasını isteyin.

Kamera ve kayıt tarafı: ilk 6 madde

Bu maddeler teklifin teknik çekirdeğidir. Aralarındaki küçük farklar, kayıt görüntüsünün işe yarayıp yaramayacağını belirler.

Örnek vermek gerekirse, girişteki kamera 2.8 mm lensle kapıyı ve önündeki alanı geniş görür ama on metre ötedeki bir aracın plakasını okuyamaz. Plaka okumak istiyorsanız dar açılı ya da motorlu lensli bir kamera ve doğru montaj yüksekliği gerekir. Bir teklifte bu ayrım yapılmışsa, firma ihtiyacınızı okumuş demektir.

• 1. Kamera sayısı ve konumları: her kamera ihtiyaç notundaki bir alana karşılık geliyor mu?
• 2. Çözünürlük ve lens: 2.8 mm lens geniş alanı görür ama uzaktaki yüzü ayırt edemez; kapı ve uzak alan için farklı lens önerilmiş mi?
• 3. Gece görüş: kızılötesi mesafe, renkli gece görüş ya da ek aydınlatma belirtilmiş mi?
• 4. Dış mekân dayanımı: toz ve suya karşı koruma sınıfı, Şanlıurfa yazına uygun çalışma sıcaklığı yazıyor mu?
• 5. Kayıt cihazı: kanal sayısı ileride kamera eklemeye yer bırakıyor mu?
• 6. Disk ve kayıt süresi: teklif edilen disk kapasitesi istenen gün sayısını karşılıyor mu, hesap yazılı mı?

Uzman notu: Disk kapasitesini kayıt süresiyle birlikte sorun. Daha küçük diskle verilen teklif ucuz görünür ama cihaz eski kaydı daha erken siler.

Altyapı ve işçilik: sonraki 3 madde

Teklifler arasındaki büyük farklar çoğu zaman cihazları birbirine bağlayan işte çıkar.

Kablolama kalemi teklifte "kablo ve sarf malzemesi" diye tek satır geçiyorsa, kaç metre ve hangi kategori kablo kullanılacağını sorun. Dış mekânda güneşe dayanıklı olmayan kablo, Şanlıurfa yazında birkaç sezonda çatlayabilir. PoE switch ise kameralara enerjiyi veri kablosu üzerinden verir; switch gücü kamera sayısına yetmiyorsa bazı kameralar gece kızılötesi açıldığında yeniden başlayabilir.

• 7. Kablolama: kablo tipi ve uzunluğu, kanal ve boru, dış mekân koruması teklifte yazıyor mu?
• 8. Ağ ekipmanı ve kabin: PoE switch, kabin, etiketleme dahil mi?
• 9. Enerji: elektrik kesintisinde kayıt cihazı ve kameralar için kesintisiz güç kaynağı önerilmiş mi?

Teslim ve sonrası: son 3 madde

Kurulum bittikten sonra ne olacağı, teklif aşamasında en az konuşulan konudur. Sorunlar ise en çok burada çıkar.

Destek kapsamını konuşurken somut bir senaryo verin: "Bir pazartesi sabahı kayıt cihazı açılmıyor, ne olur?" Firmanın bu soruya vereceği cevap, kimi arayacağınızı, uzaktan bağlanıp bağlanamayacaklarını, sahaya ne zaman gelebileceklerini ve yedek cihaz olup olmadığını gösterir. Bu cevabı teklif dosyasına yazılı olarak ekletin.

Garanti maddesinde ürün garantisi ile kurulum işçiliğini ayrı ayrı sorun. Kamera arızası ile gevşek bir konnektör farklı sorunlardır ve farklı kişilerin sorumluluğundadır.

• 10. Kurulum sonrası destek: arıza bildirimi nereye yapılacak, uzaktan destek var mı, bakım kapsamı ne?
• 11. Ürün garantisi ve kanalı: garanti kim tarafından veriliyor, ürünler resmi kanaldan mı geliyor?
• 12. Teslim belgeleri: kamera yerleşim planı, cihaz listesi, kullanıcı ve şifre tutanağı, kullanım eğitimi dahil mi?

Fiyat farkını nasıl okumalı?

Tüm maddeleri tabloya döktükten sonra fiyat farkının nereden geldiğini görürsünüz. Bir teklif kablolamayı "mevcut altyapı kullanılacak" diye dışarıda bırakmışsa, sahada o altyapının çalışmadığı anlaşıldığında ek fatura çıkar. Bir başkası daha az kamera ile aynı alanı kapsadığını söylüyorsa, kör nokta olup olmadığını plan üzerinde sorun.

Fiyat sıralaması tek başına karar ölçüsü olmamalı. Kararı, ihtiyaç notundaki her maddenin karşılanıp karşılanmadığına göre verin. Eksik maddeyi firmaya yazılı sorup cevabını teklif dosyasına ekleyin.

Karşılaştırmayı bir tabloda yapın: satırlara 12 maddeyi, sütunlara firmaları yazın. Boş kalan hücreler, firmaya soracağınız soruları gösterir. Tabloyu yönetim kuruluna ya da müdürlüğe sunduğunuzda kararın gerekçesi de kendiliğinden ortaya çıkar.

Kurumlar için ek notlar

Site yönetimleri için de benzer bir disiplin işe yarar. Teklifleri yönetim kuruluna sunarken karşılaştırma tablosunu ekleyin ve seçilen teklifin hangi maddelerde öne çıktığını yazın. Bu tablo, sonraki yıllarda sistemi genişletirken de başvuru belgesi olur.

Kamu kurumu ya da okul iseniz teklif toplama ve karşılaştırma yöntemi satın alma mevzuatına bağlıdır. Kalem kalem teklif ve yazılı ihtiyaç notu, hem karşılaştırmayı hem de dosyanın belgelenmesini kolaylaştırır.

Desa Bilişim tekliflerini kalem kalem hazırlar ve kayıt süresi hesabını teklife ekler. Kendi hesabınızı kontrol etmek için disk ve kamera mesafesi araçlarını da kullanabilirsiniz.

Uzman notu: Kurumsal alımda teklif toplama yöntemi ve sözleşme şartları için kurumunuzun hukuk birimine ya da satın alma mevzuatında uzman birine danışın.

Sık sorulanlar