Güvenlik sistemi firması seçerken belgeler neden önemli?

ISO belgeleri neyi anlatır?

ISO yönetim sistemi standartları bir firmanın süreçlerini nasıl tanımladığını, kayıt altına aldığını ve gözden geçirdiğini ölçer. Belgeyi bağımsız bir belgelendirme kuruluşu, denetim sonrasında verir ve belirli aralıklarla tekrar denetler.

Bu belgeler ürün kalitesi belgesi değildir. ISO 9001 belgeli bir firmanın her kurulumu kusursuz olmaz; ancak bir hata çıktığında kaydını tutan, nedenini araştıran ve düzelten bir sistemi olması beklenir.

Pratikte farkı şöyle görürsünüz: belgeli bir firmadan teklif istediğinizde teklifin bir numarası, tarihi ve kapsamı olur. Kurulumdan sonra bir şikâyet ilettiğinizde şikâyet kayda alınır ve size bir dönüş yapılır. Belgesiz firmalar da bunu yapabilir; belgeli firmada bunun yazılı bir prosedürü ve denetimi vardır.

• ISO 9001: kalite yönetim sistemi. Teklif, kurulum, teslim ve şikâyet süreçlerinin tanımlı olması.
• ISO 14001: çevre yönetim sistemi. Ambalaj, eski cihaz ve akü gibi atıkların yönetimi.
• ISO 45001: iş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemi. Yüksekte çalışma, elektrikle çalışma gibi risklerin yönetimi.

Kurum için ISO 45001 neden ayrıca önemli?

Kamera kurulumu çoğu zaman merdivende, iskelede ya da çatıda yapılır. Okulda, hastanede ya da fabrikada çalışan bir ekip kaza geçirirse, iş sizin binanızda olduğu için sizi de ilgilendiren bir süreç başlar.

İş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemi olan bir firmadan, sahaya başlamadan önce risk değerlendirmesi, ekip listesi ve kullanılacak ekipman bilgisi isteyebilirsiniz. Bu belgelerin hazırlanma hızı da firmanın sistemi gerçekten uyguladığını gösterir.

Kurulum sırasında kurum çalışanlarının ve öğrencilerin güvenliği de konuşulmalı. Merdiven kurulacak koridorun kapatılması, tavandan sökülen malzemenin toplanması ve elektrik panosunda çalışılırken alınacak önlemler, iş başlamadan önce birlikte planlanabilir.

Uzman notu: Belge fotokopisi yerine belgelendirme kuruluşunun sorgulama sayfasından ya da kuruluşa yazarak belgenin geçerli olup olmadığını kontrol edin. Belgenin kapsam satırını da okuyun; firmanın yaptığı iş orada yazmalı.

Belgenin kapsamı ve akreditasyon

ISO belgesinin üzerinde bir kapsam yazar: örneğin "güvenlik sistemleri satış, kurulum ve servis hizmetleri". Kapsamı yalnız "ticaret" olan bir belge, kurulum işinin süreçlerini kapsamayabilir.

Belgeyi veren kuruluşun akreditasyonu da bir göstergedir. Türkiye'de akreditasyon Türk Akreditasyon Kurumu (TÜRKAK) tarafından yapılır; uluslararası akreditasyon kurumları da vardır. Akreditasyonu olmayan kuruluşlardan alınmış belgelerle karşılaşılabilir. Belgenin hangi kuruluşça verildiğine ve o kuruluşun akreditasyon durumuna bakın.

Belgenin geçerlilik tarihine de bakın. ISO belgeleri belirli aralıklarla gözetim denetimine tabidir ve denetim yapılmazsa belge askıya alınabilir. Birkaç yıl önceki bir belgenin fotokopisi, firmanın bugünkü durumunu göstermez.

Üretici yetki belgesi neyi gösterir?

Yetkili bayi belgesi, firmanın o markanın ürünlerini resmi kanaldan aldığını ve üretici ya da distribütörle bir ilişkisi olduğunu gösterir. Bu, yazılım güncellemesi, teknik destek ve arıza durumunda değişim süreçlerinde fark yaratır.

Belge bir tarih ve marka içerir. Süresi geçmiş ya da teklifteki markadan farklı bir markaya ait yetki belgesi, o teklif için anlam taşımaz. Teklifteki marka ile belgedeki marka aynı mı, kontrol edin.

Yetki belgesi firmanın o markayla resmi bir bağı olduğunu gösterir. Aynı markayı satan iki yetkili bayi arasında kurulum kalitesi farklı olabilir. Bu yüzden yetki belgesini, firmanın benzer işleri ve teslim dosyasıyla birlikte değerlendirin.

Belgelerin gösteremeyeceği şeyler

Belge, sahadaki ekibin tecrübesini, kablolamanın düzenini ya da arıza anında telefona kimin çıktığını göstermez. Bunları anlamak için firmanın daha önce yaptığı benzer işleri sorun, mümkünse bir referans kurumla konuşun ya da tamamlanmış bir kurulumu yerinde görün.

Kabin içi düzen, kablo etiketleri ve teslim dosyası bir firmanın işine nasıl baktığını belgeden daha açık anlatır. Kurumsal alımlarda teklif dosyasına örnek bir teslim dosyası eklenmesini istemek bu yüzden işe yarar.

Ekibin sürekliliği de önemlidir. Kurulumu yapan teknisyenin birkaç yıl sonra aynı firmada olup olmayacağını bilemezsiniz, ama firmanın kurulum bilgilerini kayıt altında tutup tutmadığını sorabilirsiniz. Kamera yerleşim planı ve cihaz listesi firmada da saklanıyorsa, arızaya gelen yeni teknisyen sistemi baştan öğrenmek zorunda kalmaz.

Teklif aşamasında hangi belgeleri isteyin?

Kurumsal bir alımda belge dosyasını baştan istemek, firmalar arasında karşılaştırmayı kolaylaştırır. Belgelerin hepsi her iş için gerekli değildir; işin büyüklüğüne ve riskine göre seçin.

Bir okulun giriş kamerası için kısa bir liste yeterli olabilir. Bir hastanenin yangın algılama sistemi ya da bir fabrikanın çevre güvenliği için liste uzar. Yangın algılama işlerinde ürünlerin TS EN 54 standart ailesine uygunluğunu gösteren belgeler ayrıca sorulur.

• Geçerli ISO belgeleri ve kapsam sayfaları
• Teklif edilen markanın yetki belgesi
• Ürünlerin uygunluk belgeleri ve teknik föyleri
• Sahada çalışacak ekibin listesi
• Benzer işlerin listesi ve referans kurum iletişimi
• Örnek bir teslim dosyası

Kamu alımlarında belge istemek

Kamu kurumları ihale ve doğrudan temin süreçlerinde belge isteyebilir. Ancak hangi belgenin yeterlik kriteri olarak istenebileceği, nasıl değerlendirileceği ve rekabeti daraltıp daraltmadığı mevzuata bağlıdır. Belgeyi şartnameye eklemeden önce satın alma biriminizle konuşun.

Desa Bilişim ISO 9001, 14001 ve 45001 belgelerine sahiptir ve Cede, Westa, Decon, Fujitron ve Dahua yetkili bayisidir. Belgelerimizin güncel listesini belgeler sayfasında bulabilirsiniz.

Uzman notu: Kamu alımında hangi belgenin istenebileceğini ve nasıl değerlendirileceğini kurumunuzun hukuk birimine ya da kamu ihale mevzuatında uzman birine danışın.

Sık sorulanlar