Warum sind Unterlagen bei der Wahl einer Sicherheitsfirma wichtig?

Was sagen ISO-Zertifikate aus?

ISO-Managementsystemnormen messen, wie eine Firma ihre Prozesse definiert, dokumentiert und überprüft. Das Zertifikat wird von einer unabhängigen Zertifizierungsstelle nach einem Audit ausgestellt und in bestimmten Abständen erneut auditiert.

Diese Zertifikate sind keine Produktqualitätszertifikate. Nicht jede Installation einer Firma mit ISO-9001-Zertifikat ist fehlerfrei; man darf aber erwarten, dass sie ein System hat, das einen Fehler dokumentiert, seine Ursache untersucht und ihn behebt.

In der Praxis sehen Sie den Unterschied so: Wenn Sie bei einer zertifizierten Firma ein Angebot anfragen, hat das Angebot eine Nummer, ein Datum und einen Umfang. Wenn Sie nach der Installation eine Beschwerde melden, wird sie erfasst, und man meldet sich bei Ihnen. Firmen ohne Zertifikat können das auch; bei der zertifizierten Firma gibt es dafür ein schriftliches Verfahren und eine Überprüfung.

• ISO 9001: Qualitätsmanagementsystem. Definierte Abläufe für Angebot, Installation, Übergabe und Beschwerden.
• ISO 14001: Umweltmanagementsystem. Umgang mit Abfällen wie Verpackungen, Altgeräten und Akkus.
• ISO 45001: Arbeitsschutzmanagementsystem. Umgang mit Risiken wie Arbeiten in der Höhe und Arbeiten an elektrischen Anlagen.

Warum ist ISO 45001 für Einrichtungen besonders wichtig?

Kamerainstallationen finden oft auf Leitern, Gerüsten oder Dächern statt. Verunglückt ein Team, das in einer Schule, einem Krankenhaus oder einer Fabrik arbeitet, beginnt ein Verfahren, das auch Sie betrifft, weil die Arbeit in Ihrem Gebäude stattfindet.

Von einer Firma mit Arbeitsschutzmanagementsystem können Sie vor Beginn der Arbeiten eine Gefährdungsbeurteilung, eine Teamliste und Angaben zur eingesetzten Ausrüstung verlangen. Auch wie schnell diese Unterlagen vorliegen, zeigt, ob die Firma ihr System wirklich anwendet.

Bei der Installation sollte auch die Sicherheit der Beschäftigten der Einrichtung und der Schüler besprochen werden. Das Sperren des Flurs, in dem die Leiter aufgestellt wird, das Einsammeln von aus der Decke ausgebautem Material und die Vorkehrungen bei Arbeiten am Elektroverteiler lassen sich vor Arbeitsbeginn gemeinsam planen.

Expertenhinweis: Prüfen Sie statt einer Zertifikatskopie über die Abfrageseite der Zertifizierungsstelle oder per Anfrage bei der Stelle, ob das Zertifikat gültig ist. Lesen Sie auch die Zeile zum Geltungsbereich; die Tätigkeit der Firma muss dort stehen.

Geltungsbereich des Zertifikats und Akkreditierung

Auf dem ISO-Zertifikat steht ein Geltungsbereich: zum Beispiel „Verkauf, Installation und Service von Sicherheitssystemen“. Ein Zertifikat, dessen Geltungsbereich nur „Handel“ lautet, deckt die Abläufe der Installationsarbeit möglicherweise nicht ab.

Auch die Akkreditierung der ausstellenden Stelle ist ein Indikator. In der Türkei erfolgt die Akkreditierung durch die Türkische Akkreditierungsstelle (TÜRKAK); es gibt auch internationale Akkreditierungsstellen. Man kann auf Zertifikate von Stellen ohne Akkreditierung stoßen. Sehen Sie nach, von welcher Stelle das Zertifikat ausgestellt wurde und wie es um deren Akkreditierungsstatus steht.

Achten Sie auch auf das Gültigkeitsdatum. ISO-Zertifikate unterliegen in bestimmten Abständen Überwachungsaudits und können ausgesetzt werden, wenn kein Audit stattfindet. Die Kopie eines Zertifikats von vor einigen Jahren zeigt nicht den heutigen Stand der Firma.

Was zeigt eine Herstellerautorisierung?

Der Händlerautorisierungsnachweis zeigt, dass die Firma die Produkte dieser Marke über den offiziellen Kanal bezieht und eine Beziehung zum Hersteller oder Distributor hat. Das macht einen Unterschied bei Software-Updates, technischer Unterstützung und Austauschverfahren im Störungsfall.

Das Dokument enthält ein Datum und eine Marke. Eine abgelaufene Autorisierung oder eine für eine andere Marke als die im Angebot hat für dieses Angebot keine Bedeutung. Prüfen Sie, ob die Marke im Angebot und die im Dokument dieselbe ist.

Der Autorisierungsnachweis zeigt, dass die Firma eine offizielle Verbindung zu dieser Marke hat. Zwischen zwei autorisierten Händlern derselben Marke kann die Installationsqualität unterschiedlich sein. Bewerten Sie den Nachweis deshalb zusammen mit den ähnlichen Arbeiten der Firma und ihrer Übergabeakte.

Was Zertifikate nicht zeigen können

Ein Zertifikat zeigt weder die Erfahrung des Teams vor Ort noch die Ordnung der Verkabelung noch, wer im Störungsfall ans Telefon geht. Um das zu erfahren, fragen Sie die Firma nach ähnlichen früheren Arbeiten, sprechen Sie wenn möglich mit einer Referenzeinrichtung oder sehen Sie sich eine fertiggestellte Installation vor Ort an.

Die Ordnung im Schrank, die Kabeletiketten und die Übergabeakte zeigen deutlicher als ein Zertifikat, wie eine Firma ihre Arbeit nimmt. Deshalb ist es bei institutionellen Beschaffungen nützlich zu verlangen, dass dem Angebot eine Beispiel-Übergabeakte beigefügt wird.

Auch die Kontinuität des Teams ist wichtig. Sie können nicht wissen, ob der Techniker, der installiert hat, in ein paar Jahren noch in derselben Firma ist, aber Sie können fragen, ob die Firma die Installationsdaten festhält. Wenn Kameraplan und Geräteliste auch bei der Firma aufbewahrt werden, muss der neue Techniker, der zur Störung kommt, das System nicht von vorn kennenlernen.

Welche Unterlagen sollten Sie in der Angebotsphase anfordern?

Bei einer institutionellen Beschaffung erleichtert es den Vergleich zwischen Firmen, die Unterlagen von Anfang an anzufordern. Nicht alle Unterlagen sind für jede Arbeit nötig; wählen Sie nach Größe und Risiko der Arbeit aus.

Für die Eingangskamera einer Schule kann eine kurze Liste genügen. Für die Brandmeldeanlage eines Krankenhauses oder die Umfeldsicherung einer Fabrik wird die Liste länger. Bei Brandmeldearbeiten werden zusätzlich Nachweise zur Konformität der Produkte mit der Normenreihe TS EN 54 verlangt.

• Gültige ISO-Zertifikate und Seiten zum Geltungsbereich
• Autorisierungsnachweis für die angebotene Marke
• Konformitätsnachweise der Produkte und technische Datenblätter
• Liste des Teams, das vor Ort arbeiten wird
• Liste ähnlicher Arbeiten und Kontakt zu Referenzeinrichtungen
• Eine Beispiel-Übergabeakte

Zertifikate bei öffentlichen Vergaben verlangen

Öffentliche Einrichtungen können bei Ausschreibungen und Direktvergaben Nachweise verlangen. Welcher Nachweis als Eignungskriterium verlangt werden darf, wie er zu bewerten ist und ob er den Wettbewerb einschränkt, hängt jedoch von den Vorschriften ab. Sprechen Sie mit Ihrer Beschaffungsstelle, bevor Sie den Nachweis in die Leistungsbeschreibung aufnehmen.

Desa Bilişim besitzt die Zertifikate ISO 9001, 14001 und 45001 und ist autorisierter Händler von Cede, Westa, Decon, Fujitron und Dahua. Die aktuelle Liste unserer Zertifikate finden Sie auf der Seite „Zertifikate“.

Expertenhinweis: Fragen Sie die Rechtsabteilung Ihrer Einrichtung oder einen Fachmann für das öffentliche Vergaberecht, welche Nachweise bei einer öffentlichen Beschaffung verlangt werden dürfen und wie sie zu bewerten sind.

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