Toplantı ve konferans salonu için ses sistemi

Önce salonun nasıl kullanıldığını belirleyin

Aynı metrekaredeki iki salon çok farklı ses sistemi isteyebilir. On iki kişilik bir yönetim kurulu masası ile iki yüz kişilik bir konferans salonu farklı dertlere sahiptir. Teklif istemeden önce şu soruların cevabı netleşmeli:

Bu cevaplar sistemin büyüklüğünü belirler. Yalnız bir kürsü mikrofonu ve iki hoparlörle çözülen bir eğitim salonu ile her koltukta mikrofon isteyen bir meclis salonu aynı teklifle karşılaştırılamaz.

• Salonda kaç kişi oturuyor, düzen sabit mi yoksa değişken mi?
• Bir kişi mi konuşuyor, yoksa masadaki herkes söz alıyor mu?
• Toplantılara uzaktan katılan oluyor mu?
• Toplantılar kayıt altına alınıyor mu?
• Salon aynı zamanda sunum, eğitim ya da tören için kullanılıyor mu?

Mikrofon seçimi: masa, kablosuz ya da tavan

Konferans masalarında en yaygın çözüm, her katılımcının önünde bir konuşma butonu olan delege mikrofonlarıdır. Başkan ünitesi diğer mikrofonları susturabilir, aynı anda kaç mikrofonun açık kalacağı sınırlanabilir. Masa etrafında herkesin birbirini net duyması ve kayıtta kimin konuştuğunun belli olması bu düzenin avantajıdır.

Sahnede ayakta konuşan biri için kablosuz el ya da yaka mikrofonu daha uygundur. Kablosuz sistemlerde frekans seçimine ve pillerin takibine dikkat etmek gerekir; aynı binada başka kablosuz mikrofon varsa çakışma yaşanabilir.

Tavan mikrofonları masayı boş bırakır ve görsel olarak sadedir. Ancak konuşmacıdan uzakta durdukları için salonun akustiği iyi değilse sesi yankıyla birlikte alırlar. Küçük ve akustik olarak düzenlenmiş odalarda iyi sonuç verirler.

Mikrofon sayısını belirlerken aynı anda kaç kişinin konuşacağı kadar, kaç kişinin söz isteyeceği de önemlidir. Delege sistemlerinde söz isteyen kişinin mikrofonunda ışık yanar, başkan sıradaki konuşmacıya söz verir. Bu düzen kalabalık toplantılarda tartışmanın kontrolünü kolaylaştırır.

Hoparlör yerleşimi ve yankı

Konferans salonlarında en sık şikâyet, arka sıralardan gelir: ses var ama kelimeler birbirine karışıyor. Bunun nedeni genellikle sahnenin iki yanına konan iki büyük hoparlörün tüm salonu tek başına doldurmaya çalışmasıdır. Ön sıralar fazla yüksek duyar, arka sıralar yankıyı duyar.

Uzun salonlarda tavana dağıtılmış hoparlörler ya da salonun ortasına eklenen gecikmeli hoparlörler sesi daha eşit dağıtır. Cam cepheli, sert zeminli ve boş duvarlı salonlarda ses sisteminden önce akustiğe bakmak gerekebilir. Perde, halı ya da duvar panelleri yankıyı azaltır.

Mikrofonun hoparlörün önüne geçtiği her noktada geri besleme, yani o tiz öten ses oluşabilir. Hoparlörleri konuşmacının arkasına değil önüne yerleştirmek bu riski azaltır.

Uzman notu: Kurulum bittiğinde salonun boş ve dolu halini ayrı ayrı test edin. Dolu salon sesi emer; boşken iyi duyulan ayar, dolu salonda boğuk kalabilir.

Video konferans ve kayıt bağlantısı

Uzaktan katılımcılar salondaki sesi bilgisayarın kendi mikrofonundan duyarsa, odanın uzak köşesinde konuşan kişiyi anlamazlar. Salonun ses sistemini video konferans bilgisayarına bağlamak ve uzaktaki katılımcının sesini salon hoparlörlerinden vermek gerekir.

Bu bağlantıda yankı önleme (eko iptali) önemlidir. Uzaktaki kişinin sesi salon hoparlöründen çıkıp mikrofona girer ve geri dönerse, karşı taraf kendi sesini gecikmeli duyar. Eko iptali olan bir ses işlemcisi ya da bu özelliği taşıyan konferans sistemi bu sorunu çözer.

Toplantılar kaydediliyorsa, kayıt cihazı mikserin ayrı bir çıkışından beslenmelidir. Kayıtta kişisel veri bulunduğunu, saklama ve erişim kurallarının KVKK açısından belirlenmesi gerektiğini de hatırlatmak gerekir.

Uzaktan katılımcının sesini salona veren hoparlörler, salondaki herkesin rahatça duyacağı şekilde yerleştirilmelidir. Yalnız ön masaya konan küçük bir hoparlör, arka sıralardaki katılımcıların sohbetin dışında kalmasına neden olur.

Kullanım kolaylığı

Salonun ses sistemini çoğu zaman idari personel ya da sekreter açar. Karmaşık bir mikser her toplantıda farklı ayarla sonuçlanır. Hazır sahne ayarları (toplantı, sunum, video konferans gibi) kaydedilip tek tuşla çağrılabilirse, kimse ince ayarla uğraşmaz.

Kablolar mümkün olduğunca masa içinden ya da yer kanalından geçmeli, bağlantı noktaları etiketlenmeli. Projeksiyon ya da ekran bağlantısı da ses sistemiyle birlikte planlanmalıdır; dizüstü bilgisayardan gelen ses salon hoparlörlerine kolayca aktarılabilmelidir.

Toplantı başlamadan önce kısa bir kontrol alışkanlığı da işe yarar: mikrofonlar açılıyor mu, uzaktan katılımcı salonu duyuyor mu, kablosuz mikrofonun pili dolu mu? Beş dakikalık bu kontrol, toplantının ilk on dakikasının teknik sorunla geçmesini önler.

Çok amaçlı salonlar

Belediye, okul ve kurum salonları çoğu zaman tek bir iş için kullanılmaz. Sabah toplantı, öğleden sonra eğitim, akşam bir tören ya da konser yapılabilir. Toplantı için kurulan bir sistem müzik yayınında yetersiz kalabilir, konser için kurulan güçlü bir sistem ise küçük bir toplantıda kullanımı zorlaştırabilir.

Bu salonlarda ana sistem konuşmanın anlaşılırlığına göre kurulur, etkinlik günlerinde ek hoparlör ve mikser bağlanabilecek hazır bağlantı noktaları bırakılır. Sahnede ve salonun arkasında birer bağlantı kutusu, sonradan kablo sürüklemeyi önler.

Salon dışarıya da yayın yapacaksa, örneğin fuaye ya da bekleme alanına konuşmanın verilmesi isteniyorsa, bu bölge de ayrı bir hat olarak planlanmalıdır.

Kurulum öncesi kontrol

Salon yeni yapılıyorsa ses sistemi tavan ve duvar kaplaması bitmeden planlanmalıdır. Hoparlör kabloları, mikrofon hatları ve masa içi kanallar sonradan eklenirse hem görüntü bozulur hem de maliyet artar.

Teklifleri karşılaştırırken mikrofon sayısı, hoparlör sayısı ve yerleri, video konferans bağlantısının dahil olup olmadığı ve kullanım eğitiminin verilip verilmeyeceği ayrı ayrı yazılmalıdır.

Mevcut bir salonda ise önce sorun dinlenerek belirlenir: ses mi yetersiz, anlaşılırlık mı düşük, uzaktan katılımcılar mı şikâyetçi? Desa Bilişim kurum ve belediye salonlarında yerinde inceleme yaparak ihtiyaca uygun sistemi önerir ve yazılı teklif hazırlar.

Sık sorulanlar