Kamu kurumu güvenlik sistemi teknik şartnamesinde nelere bakılır?

Şartnameye başlamadan önce ihtiyacı yazın

Şartname çoğu zaman bir önceki ihalenin dosyasından ya da bir firmanın gönderdiği ürün broşüründen kopyalanarak hazırlanır. Sonuçta binanın ihtiyacıyla ilgisi olmayan maddeler, karşılanması zor ya da anlamsız değerler ortaya çıkar.

Önce sahaya bakın. Kaç giriş var, otopark nerede, gece aydınlatması nasıl, kayıtlara kim bakacak, mevcut kablo altyapısı kullanılabilir mi? Bu soruların cevabını bir sayfalık ihtiyaç notuna yazın. Şartnamenin her maddesi bu nottaki bir ihtiyaca bağlanabilmeli.

İhtiyaç notunu hazırlarken binayı kullanan kişilerle konuşun. Güvenlik görevlisi gece hangi noktada sorun yaşandığını, idari personel hangi kayıtları en sık aradığını bilir. Bu bilgi, kâğıt üzerinde hazırlanan bir planın atladığı noktaları gösterir.

• İzlenecek alanların listesi ve her birinin amacı (genel gözetim, yüz seçme, plaka okuma)
• Gece ve gündüz ışık koşulları, dış mekân ve toz durumu
• Kayıt saklama süresi ve bu sürenin gerekçesi
• İzleme noktası: kimler, nerede, hangi ekrandan izleyecek
• Mevcut altyapı: kablo, kabin, enerji, ağ

Marka değil performans tarif edin

Kamu alımlarında temel ilkelerden biri rekabettir. Şartnamede bir markanın model numarasını, yalnız o üreticide bulunan bir menü adını ya da çok özel bir ölçüyü aynen yazmak, rekabeti tek ürüne indirebilir. Bu tür maddeler itiraz konusu olur ve süreci uzatır.

Bunun yerine sonucu tarif edin. "Giriş kapısında 5 metre mesafede yüz ayırt edilebilecek görüntü" ifadesi, piyasadaki birçok ürünün karşılayabileceği ve test edilebilen bir şarttır. Çözünürlük, lens, gece görüş mesafesi gibi değerleri yazacaksanız, bunları piyasada birden fazla üreticinin karşıladığından emin olun.

Uzman notu: Her teknik değerin yanına kendinize bir soru sorun: bu değeri en az üç farklı üreticinin ürünü karşılıyor mu? Cevap hayırsa maddeyi yeniden yazın.

Uyumluluk ve standart maddeleri

IP kameralarda ONVIF gibi açık protokol desteği istemek, ileride farklı marka kamera ya da kayıt cihazı eklemenizi kolaylaştırır. Yangın algılama tarafında TS EN 54 standart ailesine uygunluk, sık kullanılan bir şarttır. Dış mekân ürünlerinde toz ve suya karşı koruma sınıfı, Şanlıurfa gibi tozlu ve sıcak bölgelerde ayrıca önem kazanır.

Belge isterken neyi neden istediğinizi bilin. Yüklenicinin kalite yönetim belgesi, üretici yetki belgesi ya da ürünün uygunluk belgeleri farklı şeyleri gösterir. Hangisinin yeterlik, hangisinin teknik uygunluk kriteri olduğuna idarenizin satın alma birimiyle karar verin.

Kurulum, kablolama ve enerji

Şartnameler genellikle cihaza odaklanır, işçiliği bir satırla geçer. Oysa sorunların büyük kısmı kablolamada çıkar. Kablo kategorisini, kanal ve boru tipini, dış mekân kablolarının korunmasını, kabin içi düzeni ve etiketlemeyi yazın.

Enerji tarafında kesinti anında sistemin ne kadar çalışmaya devam etmesi gerektiğini belirtin; kesintisiz güç kaynağı ve kayıt cihazının kapanma davranışı buna göre seçilir. Yıldırım ve aşırı gerilim koruması dış mekân direklerinde ayrıca düşünülmeli.

Mevcut bir binaya kurulum yapılacaksa şartnamede çalışma saatlerini ve kullanıcıların etkilenmemesi için alınacak önlemleri belirtin. Hastanede ya da okulda gürültülü işlerin hangi saatlerde yapılabileceği, tavanın açılıp kapatılması ve temizlik gibi konular sonradan anlaşmazlık konusu olur. Şanlıurfa yazında dış cephe işlerinin öğle sıcağında yapılmaması da iş güvenliği açısından konuşulmalı.

Test, kabul ve teslim belgeleri

Kabul maddesi şartnamenin en çok ihmal edilen kısmıdır. Muayene ve kabul komisyonu neyi kontrol edecek? Her kameranın gündüz ve gece görüntüsü, kayıt süresinin doğrulanması, uzaktan erişim testi, kullanıcı yetkileri ve enerji kesintisi senaryosu yazılı bir test listesinde yer almalı.

Teslimde as-built proje (uygulama sonrası gerçek durumu gösteren çizim), cihaz listesi, IP adres tablosu, kullanıcı ve şifre teslim tutanağı ve bakım talimatı isteyin. Bu belgeler olmadan sistemi birkaç yıl sonra başka bir firmaya devretmek zorlaşır.

Kabul testini kurumun hazırladığı listeye göre yapın. Firmanın hazırladığı test listesi doğal olarak kendi kurduğu sistemin güçlü yanlarına odaklanır. Listeyi şartnameye ek olarak koymak, teklif veren herkesin neyle sınanacağını baştan bilmesini sağlar.

Miktar cetveli ve birim fiyat kalemleri

Şartname kadar önemli bir belge de miktar cetvelidir. Kamera, kayıt cihazı, disk, switch, kablo, kanal, kabin, kesintisiz güç kaynağı ve işçilik ayrı kalemler olarak yazılırsa teklifler daha kolay karşılaştırılır ve kurulum sırasında çıkan değişiklikler daha kolay hesaplanır.

Kablo metrajını sahada yapılan keşfe göre yazın. Binanın planı üzerinde her kameranın kabine olan güzergâhını çizmek, metrajın gerçekçi olmasını sağlar. Tavan arası, dış cephe ve bahçe güzergâhlarını ayrı ayrı gösterin; dış mekân kablosu ile iç mekân kablosu farklı kalemlerdir.

Yedek malzeme de bir kalem olarak düşünülebilir. Aynı modelden birkaç yedek kamera ve disk, ilk yıllarda çıkan arızalarda sistemin eksik kalmasını önler. Bunun alıma eklenip eklenemeyeceğini satın alma biriminizle konuşun.

Eğitim, bakım ve KVKK

Sistemi kullanacak personelin eğitimi için kaç kişiye, hangi konularda eğitim verileceğini yazın: kayıt arama, görüntü dışa aktarma, kullanıcı ekleme, arıza bildirimi. Bakım için periyodik kontrolün kapsamını ve arıza bildirim yolunu tarif edin.

Kurum kamerası da kişisel veri işler. Aydınlatma levhası, mahrem alanların kapsam dışı bırakılması ve kayıtlara erişim yetkileri şartnamede yer alırsa sonradan ek iş çıkmaz.

Uzman notu: Bu yazı genel bir yol haritasıdır. İhale usulü, yeterlik kriterleri ve belge istemleri mevzuata ve güncel düzenlemelere bağlıdır; kurumunuzun hukuk birimine ya da kamu ihale mevzuatında uzman birine danışın.

Sık sorulanlar